Sharing Konsepsi Manajemen Project Bidang IT dan Sharing Pengalaman
A. JUDUL
Sharing Konsepsi Manajemen Project Bidang IT dan Sharing Pengalaman
B. PENDAHULUAN
1. Pengertian
Proyek dalam bisnis dan ilmu pengetahuan biasanya didefinisikan sebagai sebuah usaha kolaboratif dan juga seringkali melibatkan penelitian atau desain, yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Proyek dapat juga didefinisikan sebagai usaha sementara,temporer, dan bukan permanen, yang memiliki sasaran khusus dengan waktu pelaksanaan yang tegas. Contoh proyek yang terkenal antara lain adalah Proyek Manhattan untuk pengembangan senjata nuklir pertama serta Program Apollo untuk mendaratkan manusia di bulan.
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
2. Latar Belakang
Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan "triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan.
3. Maksud danTujuan
Agar mengerti bahwa butuh persiapan dalam melakukan suatu tindakan
Agar mengerti cara bekerja yang profesional
4. Hasil yang Diharapkan
Dari pembahasan Konsep Managemen Proyek ini, diharapkan kita dapat memahami konsep POAC, dan mengerti mengenai konsep cara bekerja yang benar bahwa harus sesuai dengan SOP dan K3.
C. ALAT dan BAHAN
Laptop
Proyektor
D. JANGKA WAKTU
4 jam
E. LANGKAH-LANGKAH
Mula-mula Embah sharing ke depan Embah akan menjelaskan kepda kita semua mengenai konsepsi managemen proyek, pengertian prakerin dan maksud tujuan prakerin. Ternyata setelah beberapa menit embah duduk di depan, ada tamu yang datang.
Disitu saya sudah ingin maju, akhirnya ditunjuk juga oleh embah.
Pertama saya menjelaskan mengenai Konsepsi Management Proyek, POAC menurut
Prinsip Umum Manajemen Proyek George R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).
Planning (Perencanaan)
Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna
mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan
yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi
tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan).
Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang
tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.
Organizing (Pengorganisasian)
Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :
menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.
Sedangkan koordinasi itu, masih dibagi menjadi 3 bagian:
koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
1. Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material
2. Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment
Superintendant.
3. Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.
koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level),
1. Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan
Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
2. Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality
Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.
koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).
Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.
Actuating (Penggerakan)
Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan
orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan
yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan
kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan;
mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota
kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi
dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan
sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang
dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
1. Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa
keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
2. Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan
mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya,
hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
3. Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan
dilaksanakan oleh pegawainya.
4. Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan
dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat
difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
5. Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan,
sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat
bekerja yang diikutinya.
6. Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami
dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat
dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
7. Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai
pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya
semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa
memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
8. Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau
orang lain menjadi naik emosinya.
9. Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga
tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
10. Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun
haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.
Controling (Pengendalian)
Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan
atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh
konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan
konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General
Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction
Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf
sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality
assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana
direncanakan dapat dipenuhi.
Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam
artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi
kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan
controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara
keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan
supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas
seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
1. Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
2. Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang ,
peralatan, bahan)
3. Prosedur dan cara kerjanya
4. Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian
sasaran.
Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-
fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai
faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah
memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk
memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Di sini juga sharing dari Ulin-SMKN 3 Jepara dan Farid-Kendal, mengenai pengalaman mereka waktu pemasangan CCTV di PT Widodo Makmur Unggas, di Daerah Gunung Kidul, Jogyakarta.
F. HASIL yang DIDAPAT
Mengerti bahwa sangatlah penting kita itu mengetahu konsep managemen proyek serta mematuhi SOP dan K3 yang ada.
G. PENEMUAN PERMASALAHAN
Sebagian besar dari kita, ketika kita melakukan pekerjaan kita langsung melaksanakan pekerjaan itu. Tanpa mengerti maksud, tujuan, dan sasaran dari proyek yang dibangun.
H. KESIMPULAN
Ketika kita akan membangun suatu proyek, kita haruslah memperhatikan POAC ini, apalagi dalam keberhasilan 75% ditentukan oleh planning yang tepat.
I. REFERENSI
https://id.wikipedia.org/wiki/Proyek
https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek
e-book: MANAJEMEN PROYEKBIDANG IT & PENDIDIKAN Oleh Suro Dhemit BLC TELKOM KLATEN
